швидка допомога для твого навчання

Безкоштовні реферати Замовити реферат Авторам рефератів
Від партнерів
TOP реферати
1 Твір з літератури144969
2 Історія України36349
3 Звіт з практики (звіт про проходження виробничої практики)33760
4 Види тварин і рослин занесені до Червоної книги32288
5 Звіт про проходження виробничої практики 26424
6 Образ жінки в творчості Т.Г. Шевченка25969
7 «твір-роздум про твір Роксоляна» на тему що значить служити Богові19773
8 Твір роздум у на тему якою повинна бути людина18691
9 Правопис слів іншомовного походження17904
10 Образ Михайлика за повістю М. Стельмаха «Гуси лебеді летять»16624
Реклама
Статистика
Rambler's Top100

Оголошення

У нашій колекції більше ніж 60 тис. учбових робіт!

На сайті «Рефсмаркет» Ви можете скористатись системою пошуку готових робіт,
або отримати допомогу з підготовки нового реферату практично з будь-якого предмету. Нам вдячні мільйони студентів ВУЗів України, Росії та країн СНД.


Тема: «Завдання, права та обов’язки служби документального забезпечення в установі, організаціях та підприємствах» (ID:8750)

Скачайте документ в формате MS Word*
*Полная версия представляет собой корректно оформленный текстовый документ MSWord с элементами, недоступными в html-версии (таблицы, рисунки, формулы, сноски и ссылки на литературу и т.д.)
СкачатьСкачать работу..
Объем работы:       5 стр.
Размер в архиве:   24 кб.

Завдання, права та обов’язки служби документального забезпечення в установі, організаціях та підприємствах


Зміст






Вступ


Діловодство в організації (установі) являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їхнього
створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.

Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями. Нерідко
вони є письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших суперечок, які розглядаються цивільними,
арбітражними та іншими судами.

Служба документаційного забезпечення управління (СДЗУ) – це організаційно відособлений структурний підрозділ
установи, що виконує роботу з документами [28].

Основним завданням служби ДЗУ є своєчасна обробка та передача на різні рівні управлінської інформації,
необхідної для здійснення функцій.

1. Організація документообігу на підприємстві

1.1. Визначення документообігу


Документообіг – це рух документів з моменту їхнього одержання або створення до завершення виконання,
відправлення або здачі до архіву.

На підприємстві розрізняють три основних потоки документації:

вхідні документи, що надходять з інших організацій;

вихідні документи, які відправляють в інші організації;

внутрішні документи, що створюються на підприємстві та використовуються співробітниками підприємства в
управлінському процесі.

Всі документи, які надходять на підприємство, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію,
розгляд керівництвом, передачу на виконання.

Служба документаційного забезпечення управління (СДЗУ), що може бути представлена на підприємстві як
самостійним структурним підрозділом, так і окремим співробітником, повинна приймати до обробки тільки
правильно оформлені документи, які мають юридичну чинність і надіслані в повному комплекті (за наявності
додатка). У іншому випадку прислані документи повертаються автору з відповідною супровідною запискою, де
пояснюється причина повернення [24].

Конверти від вхідних документів залишають у тому випадку, коли по конверту можна визначити адресу
відправника, час відправлення та дату одержання документів. Не розкриваються і передаються за призначенням
документи з позначкою „особисто” і на адресу громадських організацій.

Попередній розгляд документів проводиться співробітником служби ДЗУ з метою розподілу документів, які
надійшли, на:

ті, що направляються на розгляд керівнику;

ті, що направляються безпосередньо в структурні підрозділи або для конкретних виконавців.

Без розгляду керівником передаються за призначенням документи, що містять поточну оперативну інформацію або
адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних
питань, рішення по яких можуть приймати відповідальні виконавці.

На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства й документи, що містять
інформацію з найбільш важливих питань діяльності підприємства.

Обробка та передача документів виконавцям здійснюється в день їхнього надходження в ДЗУ. Якщо документ
повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості
екземплярів [24].

Документи, що підлягають відправленню в іншу організацію, сортують, упаковують, оформляють як поштове
відправлення та здають у відділення зв'язку. Перед упакуванням служба ДЗУ зобов'язана перевірити правильність
оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів.
Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доробку. На вихідну кореспонденцію ставлять
опис розсилання, що підписується працівником служби ДЗУ і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації.

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.

Служба ДЗУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їхні види та
розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються. Підсумки зазначеного узагальнення
доводять до відома керівника підприємства для вжиття заходів з удосконалення роботи з документами.

1.2. Реєстрація документів


Реєстрація документів – це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставляння на ньому
індексу й дати з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах. Реєстрації
підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях
(організаційно-розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо). Реєструються
вхідні, вихідні й внутрішні документи.

Реєстрація документів повинна бути тільки однократною. Вхідні документи реєструються в день надходження,
вихідні та внутрішні – у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного
підрозділу в інший він не повинен реєструватися повторно.

Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних
документів включає [22]:

порядковий номер у межах масиву документів, що реєструється;

індекс по номенклатурі справ. Наприклад: 218/01-15, де 218 – порядковий реєстраційний номер, 01-15 – номер
справи в яку буде підшитий документ або його копія (для вихідних документів).

Внутрішні документи при реєстрації діляться на групи по видах документів, кожна з яких реєструється окремо,
наприклад: накази по основній діяльності, накази по особовому складу, акти ревізій тощо. Порядкові
реєстраційні номери (індекси) привласнюються документам у межах кожної групи, що реєструється. Для внутрішніх
документів звичайно застосовується проста порядкова нумерація, наприклад: наказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Реєстраційні індекси привласнюються вхідним, вихідним і внутрішнім документам у межах календарного року.

Як реєстраційні форми, залежно від обсягів масивів документів, що реєструються, використовуються
реєстраційні журнали або регістраційно-контрольні картки (РКК). Журнали зручні при порівняно невеликій
кількості документів, що реєструються, оскільки пошук по журналу досить тривалий за часом. Дотримуючись
зазначених вище правил, доцільно вести одночасно кілька журналів реєстрації: окремо для вхідних, вихідних і
внутрішніх документів, розділивши окрім того останні по видах документів.

Оскільки за журналом неможливо вести контроль за виконанням документів, необхідно вдруге реєструвати
поставлені на контроль за виконанням документи на контрольних картках.

Встановлено наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів [19]:

автор (кореспондент);

назва документа;

дата документа;

індекс документа;

дата надходження документа (для вхідних);

індекс надходження документа (для вхідних);

заголовок документа або його короткий зміст;

резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

строк виконання;

Замовити реферат
Нові реферати
Люблю усмішку на чужім обличчі за Володимиром Сосюрою1817
Твір-мініатюра на тему Якби я був чарівником7903
Будувати повітряні замки легше, ніж у них жити1887
Цитатна характеристика образу Остапа в оповіданні «Дорогою ціною»2942
Роксолана найбільша любов і найтяжча прикрість Сулеймана7953
Що означає служити Богові і людям по твору Осипа Назарука «Роксоляна»4520
Якою має бути дружина державного діяча за повістю «Роксолана»4383
Чарівна сила кохання за повістю Роксоляна Остапа Назарука5733
Реклама

Цікаве